Büroeffizienz - Wertschöpfen durch ein schlankes Büro

• Informationsüberfluss
  Mehr Informationen (Emails, Kopien, Memos, Berichte, etc.) als der Kunde, die angegliederten Prozesse oder die aktuelle Prozessphase brauchen
• Unnötiger Informationstransport
  Bewegen von Dokumenten von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, zwischen Verwaltung und Produktion. Durchlaufen von Autorisierungsketten. Ablage von Akten, die niemand braucht
• Unnütze Wege
  Bewegung von Mitarbeitern auf der Suche nach Dokumenten, auf dem Weg zu räumlich getrennten Kollegen. Hinderliche Bürogestaltung
• Wartezeiten / Liegezeiten
  Warten auf Entscheidung von Vorgesetzten, die Rückgabe von Akten, die Auftragsweitergabe. Technische Anlaufzeiten von Bürogeräten
• Nutzlose Tätigkeiten
  Berichte und Protokolle, die niemand liest. Wiederholte manuelle Dateneingabe. Unnötige Vervielfältigung von Dokumenten
• Nicht benötigte Bestände
  Unterlagen abgeschlossener Projekte. Ungenutzte Arbeitsmittel und Datenbestände. Mehrfachablage
• Fehler / Unklarheiten
  Fehlerhafte Dateneingabe und Auskünfte. Unlesbare Faxe und Notizen. Unvollständige Spezifikationen

Die vier Stufen des Lean Managements im Büro

Kein Wunder also, dass derzeit eine zweite Welle des Lean Managements auf die Deutschen Unternehmen zurollt. Mit dem Unterschied das diesmal die Reformen nicht in den Fabrikhallen stattfinden, sondern nun in der Arbeitswelt Büro. Vorreiter sind unter anderem Fujitsu Services UK und die kanadische Post. Auch wenn es noch ungewöhnlich klingt, dass Prozessoptimierer mit der Stoppuhr in der Hand die Zeit messen, die ein Sachbearbeiter benötigt um einen Kundenauftrag abzuwickeln, so kommt man an dieser Maßnahme zukünftig nicht mehr vorbei. Denn eines ist offensichtlich; nur was man messen kann, kann man auch langfristig verbessern. Doch gerade diese elementaren Kennzahlen und Messgrößen fehlen für die Büroräume. Im Benchmarkingprojekt „Office Excellence“ ließen sich Durchlaufzeiteneinsparungen von bis zu 80% nachweisen.

Wie kann also die Produktivität im so genannten unproduktiven Bereich gesteigert werden?

Dies erfolgt durch ein sechsstufiges Modell, das sicherstellt, dass es nicht bei einer einmaligen „Ab heute wird alles ganz anders“ Aktion bleibt, sondern ein kontinuierliche Verbesserung darstellt. Jede Veränderung muss, wenn sie von Dauer sein soll von unten herauf beginnen. Als erster Schritt steht deshalb die Steigerung der Selbstorganisation, dies geschieht mit Hilfe der 5-A-Kampagne:

• Aussortieren
• Arbeitsplatz säubern und nur die notwendigen Dinge einräumen
• Arbeitsmittel ergonomisch anordnen
• Anordnungen zum Standard machen
• Auf die Plätze fertig los: Das „Sofortprinzip“

Aussortieren, Entsorgen, Aufräumen – Vorher

Aussortieren, Entsorgen, Aufräumen – Nacher

Bei der Umsetzung in der Praxis ist ein häufig festzustellendes Problem, dass Mitarbeiter sich ertappt fühlen, wenn Dinge gefunden werden, die auf dem Schreibtisch nichts verloren haben. Eine Möglichkeit die Akzeptanz zu steigern, bietet das Wegwerfen auf Probe. Vieles wird für den täglichen Arbeitsablauf gar nicht benötigt, gibt aber ein Gefühl der Sicherheit. Durch das Wegwerfen auf Probe lässt sich leicht feststellen ob die jeweiligen Gegenstände gebraucht werden oder nur unnötige Platzfresser sind. Im nächsten Schritt müssen die aus der Selbstorganisation gewonnenen Erkenntnisse zu Standards entwickelt und anschließend kommuniziert werden. Mögliche Standards für die Büroorganisation sind einheitliche Checklisten, eine für sich selbst sprechende PC-Verzeichnisstruktur sowie eine zentrale Nutzung von Arbeitsmitteln. Der Nutzen dieser Maßnahmen liegt im Vereinfachen der einzelnen Arbeitsabläufe und der damit verbundenen Zeitersparnis. Durch die beschrieben Maßnahmen wird der Arbeitsbereich Gesamtbüro transparent und seinem Arbeitsprozess entsprechend gestaltet (Flußprinzip). Kürzere Wege und Kapazitätsgewinn sind direkte Folgen.