Lean Management im Büro - Effizienter Arbeiten im Chefsekretariat

Effizienter Arbeiten im Chefsekretariat

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Ihnen fehlt oft die Zeit für das Wesentliche
• Es herrscht eine gereizte Stimmung – alle Beteiligten leiden
• Informationen werden nicht optimal aufbereitet an Sie weitergeleitet
• Verbesserungswürdige Termingestaltung
• Anrufer und Besucher stören Sie bei der Arbeit

Dann ist es Zeit, dass in Ihrem Office Effizienzspielräume ausgeschöpft werden. Damit das Chefsekretariat die zentrale Informations- und Organisationsdrehscheibe im Betrieb oder im Bereich ist und bleibt. Welchen Nutzen bringt Büroeffizienz im Chefsekretariat? Der vierstufige Lean-Office-Prozess führt zu folgenden Ergebnissen:

• Reduktion von Durchlaufzeiten
• Optimales Nutzen der Bürofläche und des Büromaterials
• Bessere Zusammenarbeit
• Verbessertes Arbeitsklima
• Produktivitätssteigerung und damit zu
• einer deutlichen Entlastung des Vorgesetzten/Chefs

Büroeffizienz

Stufe 1: Steigern der Selbstorganisation

Auf der ersten Stufe steht die Steigerung der Selbstorganisation, dies geschieht mit Hilfe der 5-A-Kampagne: Aussortieren
Arbeitsplatz säubern und nur die notwendigen Dinge einräumen
Arbeitsmittel ergonomisch anordnen
Anordnungen zum Standard machen
Auf die Plätze fertig los: Das „Sofortprinzip“

Stufe 2: Durch Standards Zusammenarbeit verbessern

Im nächsten Schritt werden die aus der Selbstorganisation gewonnenen Erkenntnisse zu Standards entwickelt. Mögliche Standards für die Büroorganisation sind einheitliche Checklisten, eine für sich selbst sprechende PC-Verzeichnisstruktur sowie eine zentrale Nutzung von Arbeitsmitteln. Der Nutzen dieser Maßnahmen liegt im Vereinfachen der einzelnen Arbeitsabläufe und der damit verbundenen Zeitersparnis. Des weiteren schafft die Vereinheitlichung transparente Arbeitsabläufe, die ein reibungsloseres Arbeiten ermöglichen.

Stufe 3: Optimieren der Arbeitsprozesse

Eines ist offensichtlich: Nur bei messbaren Vorgängen lässt sich eine langfristige Verbesserung nachweisen. Doch gerade diese elementaren Kennzahlen und Messgrößen fehlen für die Bürotätigkeit. Im Benchmarkingprojekt „Office Excellence“ ließen sich Durchlaufzeiteneinsparungen von bis zu 80% nachweisen.

Stufe 4: Nachhaltige Verbesserung

Ebenso schnell, wie die Erfolge sichtbar werden, schleichen sich auch wieder alte Gewohnheiten ein. In dieser Phase kommt es darauf an, dass es nicht bei einer einmaligen „Ab heute wird alles ganz anders!“ Aktion bleibt, sondern eine kontinuierliche Verbesserung in Gang kommt. Um das „Feuer“ der Effizienz am Leben zu erhalten, sind regelmäßige Überprüfungen der relevanten Soll-Werte erforderlich. In definierten Abständen finden Follow-Up-Elemente statt, z.B. Effizienz-Audits oder Büroeffizienz-Besprechungen. Die Inhalte sind:

• Fokussierte, systematische Suche nach Verbesserungen
• Zielvereinbarungen, die überprüft werden
• Rückmeldung über den aktuellen Stand

Weitere Erfolgsfaktoren zur Nachhaltigkeit sind schnelle Umsetzungserfolge, sogenannte “Quick Wins”. Diese Erfolgserlebnisse sollen die Motivation zur Verbesserung aufrechterhalten. Außerdem ist die schnelle und unmittelbare Rückmeldung über Ergebnisse und erkannte Fehler wichtig. Durch die beschriebenen Maßnahmen wird der Arbeitsbereich Office transparent und der Arbeitsprozess im Sinne des Flussprinzips gestaltet. Kapazitätsgewinn und Chefentlastung sind direkte Folgen.