Onboarding - Die ersten 100 Tage im neuen Job

Warum Sie nichts dem Zufall überlassen sollten...

Bemerkungen wie „warum hat mir das denn keiner gesagt?“ oder „Mensch, das hätte mir von Anfang an klar sein müssen“ in Coachings oder Seminaren sind leider keine Seltenheit. Sie sind der beste Beweis dafür, dass Unternehmen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nicht dem Zufall überlassen sollten. Denn der erste Eindruck vom Unternehmen und dessen Kultur entscheidet über Motivation, Engagement und Grad der Eigeninitiative neuer Mitarbeiter.

Zum Bleiben auffordern – Leistungen fördern und Unsicherheiten eingrenzen

Eine systematische Einarbeitung und die soziale Integration sind wichtige Bestandteile eines professionellen Onboardings. Dies kann nur durch ein systematisch aufgebautes Instrumentarium erfolgen. Um dieses Instrument zielgerichtet zu entwickeln ist es sinnvoll, sich die verschiedenen Phasen eines Onboardingsprozesses zu vergegenwärtigen. Psychologisch betrachtet beinhaltet dieser Prozess vier Phasen, die wiederum parallel zur Lernkurve des neuen Mitarbeiters verlaufen.

Das Ziel des Onboardingprozesses ist es, den Mitarbeiter in den einzelnen Phasen zu unterstützen. Erste positive Erfahrungen geben die emotionale Unterstützung, um auch erste Enttäuschungen zu verarbeiten.

Die Unternehmenskultur – Missverständnissen vorbeugen

Jedes Unternehmen ist anders! Wichtig ist vor Allem, dass neue Mitarbeiter die Alleinstellungsmerkmale verstehen: Warum entscheiden sich Kunden für die Produkte und Leistungen bei unserem Unternehmen? Was sind die spezifischen Merkmale unserer Produkte und des Unternehmens? Die Akzeptanz der Unternehmenskultur bedeutet eine positive Identifikation des neuen Mitarbeiters mit dem Unternehmen. Studien belegen, dass Firmen mit hoher Identifikation bis zu 15-mal höhere Renditen erzielen als der allgemeine Markt (Merkwitz/Peitz, 2007). Zusätzlich steigt durch eine gelungene Identifikation auch die Motivation der Mitarbeiter. Geringe Fluktuation und geringe Fehlzeiten sind die Folge.

Die Abläufe verstehen lernen – Erwartungen und Ziele offen legen

Der neue Mitarbeiter muss wissen, was genau seine Aufgabe im Gesamtprozess darstellt. Wie ist er/sie eingebunden und wo sind die Abgrenzungen zu anderen Abteilungen und Aufgaben? Vor allem die Erwartungen der Vorgesetzten an den neuen Mitarbeiter bleiben dabei oft unausgesprochen. Daher sind regelmäßige Gespräche mit den neuen Mitarbeitern im Rahmen eines zielgerichteten Onboardings unerlässlich. Entscheidend für eine rasche und effiziente Einarbeitung ist die Vermittlung der Ziele, die das Unternehmen mit der Beschäftigung des Mitarbeiters verfolgt. Je höher die Ausbildung der Neuen, desto wichtiger wird dieser Punkt. Dabei gilt es deutlich zu machen, wie die Firma auf diese Wünsche und Bedürfnisse im Rahmen des Onboardingprozesses eingeht.

Wie lässt sich ein erfolgreicher Onboardingprozess gestalten?

Um neue Mitarbeiter gezielt in das Unternehmen einzubinden, sollte eine sorgfältige Planung vorausgehen. Abbildung 2 auf der nächsten Seite gibt einen Überblick über die einzelnen Stufen eines Onboardingprozesses.

Bereits vor Vertragsabschluss können erste Schritte eingeleitet werden: Eine professionelle Personalauswahl ist dabei genauso wichtig, wie der frühzeitige Kontakt zum Mitarbeiter und die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel (PC, Ausweise, Kunden- und Teaminfo etc.). Am ersten Arbeitstag ist die Zeit mit der Führungskraft genauso gefragt, wie die mit Kollegen und Mitarbeitern. Der Ablaufplan sollte dabei dem Mitarbeiter bereits vorab kommuniziert werden, um die ersten Wochen auch für die „Neuen“ transparent zu machen und Orientierung zu geben. Entscheidend sind in den ersten Wochen vor allem die Präsenz der Führungskraft und der Kollegen. Spätestens nach den ersten 2 Monaten folgt dann eine Einführungsveranstaltung. Diese hat zum Ziel, allgemeine Informationen zum Unternehmen zu vermitteln und die Unternehmenskultur erlebbar zu machen.

Beispiele für die Loquenz- Onboarding – Unterstützung:

Personalauswahl

• Unterstützung durch Potenzialanalyseverfahren
• Maßnahmenentwicklung Recruiting und Onboarding für Abteilungen mit überdurchschnittlicher Fluktuation und Fehlzeiten
• Führungskräfteentwicklung: Training und Coaching
• Maßnahmenentwicklung in Workshops gemeinsam mit Führungskräften und HR
• Externer Blick bei der Personalauswahl
• Skizzieren von Entwicklungs- und Einarbeitungsprogrammen (allgemeine und individuelle Bausteine)
• Checklisten, Gesprächsleitfäden erarbeiten und bereit stellen

Vertragsabschluss bis 1. Arbeitstag

• Vorbereitung der Führung: Training und Coaching
• Gesprächsführungskompetenz der Führungskräfte im Kontext „Onboarding“ ausbauen
• Checklisten erarbeiten und bereitstellen
• Transferunterstützung durch Bildungscontrolling-Tool
• Unterstützung Mentorenauswahl
• Beratung und Ideengeber bei der konkreten Ausgestaltung des Onboarding-programms (allgemeine und individuelle Bestandteile) z.B. notwendige Schulungsmaßnahmen

Erfolgreiche Gestaltung der ersten Wochen - Loquenz Onboarding

• Coaching der „neuen“ Mitarbeiter
• Zusätzlich Trainingsmaßnahmen bei neuen Mitarbeitern mit Führungsfunktion
• Unterstützung der zuständigen Führungskräfte: Checklisten fürs Onboarding, Training und Coaching
• Transferunterstützung durch Bildungscontrolling-Tool
• Konzeption und Durchführung von Einführungsveranstaltungen für „neue“ Mitarbeiter
• Unterstützung beim Relocationservice
• Vorbereitung und/oder Begleitung wichtiger Gespräche der Führungskraft mit dem neuen Mitarbeiter
• Vorläufige Abschlussrunde / vorläufige Evaluation des Onboardingprozesses mit Führung und HR » Ableitung der weiteren Maßnahmen/Vorgehensweise
• Empfehlungsgutachten für HR nach Ablauf der Probezeit

Fazit

Mit einem strukturierten Onboarding lassen sich neue Mitarbeiter motivieren und bringen sich schneller in das Unternehmen ein. Das gezielte Gespräch mit und die individuelle Ausgestaltung des Programms für den Mitarbeiter ist dabei der Schlüssel zu einem gelungenen Onboarding. Hier werden Erwartungen geklärt und Unternehmensabläufe transparent gemacht. Je besser dieser Onboardingprozess bewusst gestaltet wird, desto effizienter und zufriedener wird der neue Mitarbeiter sein und so schneller zum Unternehmenserfolg beitragen.