LEAN Administration: Erfolg durch Mitarbeiterbeteiligung

Die Digitalisierung der Medienwelt bedeutet für das Medienhaus mit 600 Mitarbeitern/ -innen den dringenden Ausbau der Onlinemedien. Die Koordination von Print und Online führte zu einer Zunahme an deutlich komplexeren Abläufen und Prozessen. Die Folge: Doppelarbeiten, Fehler, Korrekturen und Rückfragen.

Auf die Frage „Was können wir tun, um unsere Abläufe zu optimieren?“ folgte der Versuch die vorhandenen Prozesse mit Hilfe von Business Reengineering zu verbessern. Das Vorhaben scheiterte aufgrund der inkonsequenten Umsetzung der Prozessvorgaben.

Mit der darauf folgenden Anfrage LEAN Administration einzuführen, begann die Zusammenarbeit des Unternehmens mit Loquenz. Der vorherrschende Gedanke, „mit einer starken Beteiligung der Mitarbeiter zu beginnen“, veränderte das Ergebnis deutlich.

Vorgehen

LEAN mit Loquenz findet auf drei Ansatzebenen statt:

  • Erste Ebene: Verbesserung der Selbstorganisation und Erhöhung der individuellen Produktivität.
  • Zweite Ebene: Standards setzen und den Informations- und Dokumentenfluss in der Abteilung bzw. dem Administrationsbereich verbessern.
  • Dritte Ebene: Prozessmanagement. Umfasst die Verbesserung der Zusammenarbeit von Schnitt- und Verbindungsstellen.
  • Die Einführung des LEAN Konzeptes wurde folgendermaßen umgesetzt:
  • Zu Beginn wurde die LEAN Philosophie im Rahmen eines Informationsworkshops für Führungskräfte nahegebracht.
  • Daraufhin wurden Pilotbereiche identifiziert welche mit der Umsetzung begannen.
  • Die Qualifizierung der Mitarbeiter dieser Bereiche wurde anhand von Workshops sichergestellt.
  • Im Rahmen von Workshops wurde die LEAN Philosophie verinnerlicht, Instrumente wie Prozessmapping oder die 5S-Methode aufgezeigt und gemeinsam umgesetzt sowie weitere Vorgehensschritte erarbeitet.
  • Das Pilotteam wurde im 4-Wochen-Takt von unseren Experten begleitet (Erfahrungsaustausch).

Ergebnis

Mit der Einführung und Umsetzung von LEAN Administration wurden unter anderem Doppelarbeiten und Durchlaufzeiten reduziert, Medienbrüche minimiert und optimiert sowie die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.

Die positiven Ergebnisse führten zu einem Ausbau der LEAN Philosophie auf das gesamte Unternehmen. Um eine nachhaltige Implementierung zu gewährleisten wurden zusätzliche LEAN-Multiplikatoren qualifiziert. Diese setzen regelmäßige Qualifikationsworkshops für die Mitarbeiter um.

Unsere Erfahrungen zur Einführung von LEAN Administration

Bei einer unternehmensweiten Einführung ist die Koordination der verschiedenen Prozessfaktoren von Bedeutung. Diese kann mit Hilfe des Multiprojektmanagements unterstützt werden. Auch der regelmäßige Erfahrungsaustausch zwischen den LEAN-Moderatoren führt zu einer verbesserten Umsetzung und Transparenz und sollte deshalb regelmäßig und langfristig stattfinden.

Unsere Erfahrung macht deutlich, dass das alleinige Aufsetzen optimierter Prozesse und die Erwartungshaltung der Umsetzung bei weitem nicht ausreichen. Erst durch die frühzeitige Beteiligung der Mitarbeiter und die schrittweise Einführung und Qualifikation kann eine Prozessverbesserung erfolgreich umgesetzt werden.