Wenn es um erfolgreiche im Büro geht (im digitalen Zeitalter) bedeutet dies, die digitalen Helferlein konsequent zu nutzen. Jürgen Kurz und Marcel Miller setzen vor allem auf Outlook, OneNote sowie OneDrive.
Lean Administration in der digitalen Welt konsequent weitergedacht
Man merkt den Autoren ihren großen Erfahrungsschatz beim Thema Lean an. Unter dem Label „Büro-Kaizen“ beraten die Autoren zahlreiche Betriebe sowie Organisationen. Alleine schon über den Merksatz „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ (S. 19) könnte man schon einen internen Workshop zur Optimierung bzw. Vermeidung von Doppelablagen gestalten. Deshalb tun die umfangreichen Praxiserfahrungen des Autorenduos dem Buch wirklich gut.
Durch digitale Optionen tägliche Routinen im Büro leichtgängig gestalten
Im folgenden ersten Teil widmen sich Kurz und Miller fünf Handlungsfeldern:
1. E-Mail-Verarbeitung
2. Terminplanung
3. Aufgabenmanagement
4. Offene Vorgänge
5. Dateiablage
Die haben mich unmittelbar angesprochen. Deshalb skizziere ich gerne die Abschnitte im Einzelnen:
E-Mail-Verarbeitung
Der „E-Mail-Wahnsinn“ ist wahrscheinlich allen aus eigener Anschauung bekannt. Folgerichtig begegnen die Autoren diesem unter anderem mit fünf Möglichkeiten.
- Die E-Mail bei mangelndem Wert sofort löschen
- Sie an die Person weiterleiten, die sie wirklich betrifft
- Archivieren
- Innerhalb der nächsten fünf Minuten erledigen.
Aufgrund dieser Beispiele, kann ich meinen elektronischen Posteingang wirklich als Posteingang und nicht als Zwischenlager für offene Vorgänge nutzen. Nur die E-Mails, die nicht mit diesen vier Optionen bearbeitet werden können, sind es wert im persönlichen Kalender terminiert zu werden bzw. meine Zeit damit wirklich zu beanspruchen.
Terminplanung
Outlook bietet alle Optionen, zu einem Termin benötigten Information direkt mit abzuspeichern. Wenn umfangreichere Informationen hilfreich sind, dann hilft ein Link auf OneNote im Notizfeld.
Aufgabenmanagement
Die Tipps zum Erstellen einer Aufgabe direkt aus einer E-Mail heraus helfen Zeit zu sparen. Die Hinweise zu Größe und Umfang einer Aufgabe und die Art und Weise wie Zwischentermine zur automatisierten Wiedervorlage eingesetzt werden können, tragen dazu bei, die Motivation beim Herangehen an eine Aufgabe aufrecht zu erhalten.
Offene Vorgänge
Hier schlägt die Stunde von OneNote! Und da OneNote die Informationen auf den unterschiedlichsten Endgeräten darstellen kann, brauche ich mir keine Sorgen mehr zu machen, ob ich die Informationen im entscheidenden Moment (z.B. bei einer Besprechung) auch wirklich zur Verfügung haben kann.
Dateiablage
Hier schlägt die Stunde von OneDrive! Und da OneDrive, wie OneNote auch, die Informationen auf den unterschiedlichsten Endgeräten darstellen kann, brauche ich mir auch bei der Dateiablage keine Sorgen mehr zu machen, ob ich die Informationen im entscheidenden Moment abrufen kann.
Im kleineren zweiten Teil des Buches gehen die Autoren auf typische Arbeitssituationen (Besprechungen, Projekte, Ressourcen verwalten, remote arbeiten) ein. Deshalb gibt es hier für den Leser zahlreiche & wertvolle Tipps.
Gute Aufbereitung
Bereits das Buch „So geht Büro heute“ an sich ist leicht verständlich geschrieben. Darüber hinaus werden zahlreiche PDFs und YouTube-Videos zur Verfügung gestellt. Ich habe mir vorgenommen, über die nächsten Monate hinweg, jede Woche ca. 15 Minuten in dieses Selbststudienmaterial zu investieren. Dementsprechend bin ich gespannt, welche Produktivitätsfortschritte ich in dieser Zeit erleben werde!
