In der Arbeit mit Führungskräften zeigt sich diese Erfahrung beinahe täglich. Wenn ich offene Aufgaben priorisiere, springt die springt die Aufmerksamkeit oft rasch von einer Aufgabe zur nächsten – und zur übernächsten.
Was dabei häufig unterschätzt wird: der sogenannte Zeigarnik-Effekt (auch: Loquenz-Blog). Er besagt: Unerledigte Aufgaben bleiben stärker im Gedächtnis als abgeschlossene. Das Gehirn hält offene Punkte aktiv präsent, um deren Erledigung nicht zu vergessen. Offene Aufgaben aktivieren unbewusst weitere Denkvorgänge – und führen dadurch zu unnötiger mentaler Belastung. Die Folge: innere Unruhe – bis hin zu nächtlichem Wachwerden, weil die Gedanken bei der offenen Aufgabe bleiben.
Aufgaben ritualisiert abschließen
Was kann ich als Führungskraft tun, um mit der Vielzahl meiner Aufgaben besser zurechtzukommen? Wie gehe ich damit um, dass ich naturgemäß immer eine Liste offener Aufgaben mit mir trage?
Das Entscheidende: Aufgaben bewusst abhaken!
Ob auf Papier oder digital – das Medium spielt dabei keine Rolle. Wichtiger ist, dass ich mir den Abschluss von Aufgaben als Erfolg sichtbar mache. Sobald ich eine Aufgabe abhaken kann, entsteht ein Gefühl von Fortschritt und Kontrolle. Das steigert die Motivation – und senkt den Stresspegel.
Nicht jede offene Aufgabe wirkt sich negativ aus – die Menge macht es aus
Offene Aufgaben wirken sich nicht automatisch negativ auf die Regeneration von Führungskräften aus. Viele Führungskräfte haben gelernt, mit dieser Art von Belastung umzugehen. Doch Vorsicht: Studien zeigen, dass das Wohlbefinden am nächsten Morgen spürbar sinkt, wenn am Vortag Aufgaben offengeblieben sind.
Offene Aufgaben wirken sich negativ auf das Flowerleben aus
Der belastende Effekt offener Aufgaben lässt sich folgendermaßen beschreiben: Erlebe ich beim Arbeiten Flow, steigt mein Wohlbefinden – und oft auch die Qualität oder Quantität meiner Ergebnisse. Das Wissen um offene Aufgaben kann diesen Flow erheblich stören. Sie reißen mich gedanklich immer wieder heraus – und beeinträchtigen so mein Wohlbefinden. Vgl. auch Peifer, C., Syrek, C., Ostwald, V., Schuh, E., & Antoni, C. H. (2020). Thieves of flow: How unfinished tasks at work are related to flow experience and wellbeing. Journal of Happiness Studies, 21, 1641-1660 – Link zur Studie. Und herzlichen Dank wie immer an die Deutsche Gesellschaft für Positive Psychologie und ihr uPPdate (www.dgpp-online.de/studien).
Offene Aufgaben im Team reduzieren
Als Führungskraft sollte ich darauf achten, die Zahl offener Aufgaben im Team zu verringern – und ein Verhalten fördern, das die Erledigung bewusst zelebriert. Genau hier setzt die Kanban-Systematik an (zum Beitrag auf loquenz.de). Damit notwendige Aufgaben gut abgearbeitet werden können, ist eine klare Priorisierung erforderlich. Zeitmanagement-Literatur verweist dabei häufig auf die ABC-Analyse. Auch das Eisenhower-Prinzip bietet hier eine hilfreiche Orientierung: Quelle: www.modu-learn.de.
Meine Erfahrungen dabei:
- Rangreihen machen Prioritäten deutlicher sichtbar – und fördern Klarheit bei allen Beteiligten.
- Häufig überlassen Führungskräfte die Priorisierung ihren Teams – und laufen damit Gefahr, eine zentrale Führungsaufgabe zu vernachlässigen: die Ressourcensteuerung.
Ein Zuviel an offenen Aufgaben im Team ist für mich stets ein Hinweis: Ich sollte mich aktiver in die Priorisierung einbringen.
Zum Schluss ein praktischer Tipp für Mitarbeitende und Führungskräfte:
Schließe bewusst kleine Aufgaben ab, bevor du neue beginnst. Das schafft mentale Klarheit – und gibt dir und deinem Team Energie für die wirklich wichtigen Themen.
