Teamorganisation

Gute Organisation ermöglicht gute Zusammenarbeit.

Den Großteil der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden innerhalb der Verwaltung nehmen die häufig wiederkehrenden Prozesse ein. Deshalb sollten sie den Bearbeitungsprozess gezielt voranbringen und dabei möglichst „gut & rund laufen“.

Denn wenn z. B. der Informationskanal (z. B. Mail, Slack oder Teams) nicht eindeutig ist oder die Informationsketten unklar, entstehen schnell

  • veraltete Informationen
  • Such- und Wartezeiten
  • Korrekturen, Rückfragen
  • Doppelarbeiten
  • unnötige Bewegungen bzw. Aktionen.

Häufig sind die Prozesse historisch gewachsen. Und sie sind eher auf ein starres Befolgen von Regeln und ein funktionales Denken in Zuständigkeiten geschaffen.

Auch

  • unklare, wie auch übererfüllte Kundenanforderungen
  • fehlende oder mehrdeutige Absprachen im Team bzw. innerhalb der Organisation
  • Kontrollen, ob nun zu hohe („6-Augen-Prinzip“) oder zu häufige Kontrollen, oder
  • ungenutzte Talente bzw. Fähigkeiten von Mitarbeitenden führen dazu, dass einzelne Bearbeitungsschritte, der Ablauf des Prozesses ins Stocken gerät. Sich die weitere Bearbeitung „verschiebt“, Termine nicht eingehalten werden können – bis hin zum Aussitzen.

Dadurch sind bis zu 80 % der eingesetzten Arbeitszeiten „für die Katz“!

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter mit jedem Prozessschritt, dessen Notwendigkeit oder Sinn bzw. Ziel sie nicht erkennen (können), Frust aufbauen, verärgert sind, sich zurückziehen bzw. in den „Widerstand“ gehen. Und so Verbesserungsmöglichkeiten nicht mehr gesehen werden, vielmehr die Bürokratie wächst. Genau dies bedeutet noch mehr Zeitaufwand, mehr Widerstände, … hin zu Abläufen, die nicht rund laufen, nicht mehr fließen können.

Drehen Sie die Abwärtsspirale um: mit dem Team schwungvoll nach oben 

Im Fokus: Die Strukturen und Abläufe, die eine gute Zusammenarbeit im Team unterstützen!

Wie wäre es, diese Abwärtsspirale umzudrehen? Aus den Engpässen und Missgeschicken Schwung zu einem leichtgängigen Miteinander zu gewinnen? Es gibt Möglichkeiten 

  • die Übersicht zu behalten,
  • Klarheit über Abläufe, Arbeitsschritte, Aufgaben und Prioritäten zu gewinnen und
  • sich Routine und Sicherheit bei der Bearbeitung von immer wiederkehrenden Abläufen zu erarbeiten und damit Zeit und Nerven zu sparen.

Mit einem Wechsel der Perspektive, nämlich weg von der reinen Problemanalyse hin zum Fokus auf den Lösungsraum, wird es möglich, rasch

  • „Besonderheiten, Abweichungen“ zu erkennen und darauf passend umzusteuern,
  • Mit „Haben wir immer schon so gemacht-Abläufen“ so umzugehen, dass Bereitschaft entsteht, Neues für eine begrenzte Zeit zu erproben. Denn nicht die Versprechen und Prognosen vor der Veränderung, sondern die Ergebnisse der Praxis überzeugen auf Dauer.
  • Mit Workshops und Schulungen dort anzusetzen, wo der Effekt wirklich im Alltag spürbar ist.

Kein starres Regelwerk zur Organisation der Prozessabläufe vielmehr klare „Leitplanken“ und transparente „Spielregeln“ innerhalb des Teams. Und die offene Darlegung der Erwartungshaltung der Leitungsebene wie auch die der Kunden, seien es externe wie interne.

So können sich einzelne Mitarbeiter*innen optimal und leichtgängig einbringen.

Die Möglichkeiten, dass sich ein Team gut organisiert, sind vielfältig. Wir sorgen mit Ihnen für Klarheit darüber,

  • wie viel Zeit ein Bearbeitungsschritt benötigt
  • wie der Stand von Prozessen und Projekten ist
  • wie schnell eine Antwort erfolgen kann bzw. notwendig ist,
  • bei wem die thematische Zuständigkeit liegt,
  • wie die Vertretungsregelungen aussehen,
  • auf welchen Kanälen verbindlich kommuniziert wird.

Wir beraten Sie zur Einführung von für Ihre Teams passenden Methoden, trainieren Teams für eine effektive und effiziente Anwendung, z. B. von

  • Prozesserhebungen, Darstellung von Workflows
  • Jour fixes, z. B. Line-up- oder Stand-up-Meetings
  • Kollegen helfen Kollegen: Informationen, Weiterbildung, Feedback
  • Rolle, Verantwortung der Führungskräfte bei der Teamorganisation

Was dabei für das einzelne Team innerhalb der Organisation unterstützend ist, wird entscheidend von der Teamzusammensetzung und der Zielsetzung des Teams geprägt. Und auch Unternehmens- wie Führungskultur beeinflussen die Organisationsstrukturen innerhalb von Teams und die Zusammenarbeit mit anderen Teams bzw. Unternehmensbereichen.

Lassen Sie uns dieser Fülle auf die Spur kommen und die optimale Organisation für Ihr Team herausfinden.

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