Effizienzsteigerung in der Verwaltung beginnt nicht mit der Frage: Wie können wir schneller arbeiten? Sie beginnt mit der Frage: Wo wird Arbeit unnötig schwer gemacht?
#Verschwendungsarten
In der Beratung von Unternehmen und Organisationen erlebe ich immer wieder administrative Bereiche, die an ihrer Belastungsgrenze angekommen sind. Postfächer sind voll, Freigaben dauern, Informationen werden gesucht, Listen gepflegt, Rückfragen beantwortet, Zahlen zusammengetragen und Vorgänge immer wieder neu angestoßen. Von außen wirkt das sehr emsig und vermittelt den Eindruck hoher Aktivität. Anzeichen von Belastung und Überforderung sind häufig die Folge.
Aus Sicht der Geschäftsführung stellt sich jedoch eine andere Frage: Wie viel von dieser Aktivität trägt tatsächlich zum gewünschten Ergebnis bei?
Wer administrative Prozesse effizienter und effektiver gestalten will, sollte deshalb nicht vorschnell bei neuen Tools, Automatisierung oder zusätzlichem Personal beginnen. Hier bewahrheitet sich sonst der Spruch: „Wer einen schlechten Prozessablauf digitalisiert hat immer noch einen schlechten Prozessablauf. Nur halt digital.“
Ein wesentlicher erster Schritt ist deshalb der genaue Blick auf Verschwendung und Verschwendungsrten: Wo investieren Mitarbeitende Zeit und Aufmerksamkeit, ohne dass das Ergebnis dadurch besser wird? Wo entstehen Schleifen, Wartezeiten, Doppelarbeit oder eine unnötige Informationsflut? Und wo werden Vorgänge so aufwendig bearbeitet, dass ein zusätzlicher Nutzen kaum noch erkennbar ist?
Wichtig dabei: Verschwendung zu erkennen bedeutet nicht, Mitarbeitende als ineffizient zu bewerten. Es bedeutet vielmehr, das Arbeitssystem und die Arbeitsabläufe daraufhin zu untersuchen, wo guter Arbeit unnötige Hindernisse in den Weg gelegt werden.
Genau hier liegt ein für die Zusammenarbeit wesentlicher Hebel für Geschäftsführungen und Managementteams: nicht noch mehr Druck auf das System geben, sondern die Bedingungen so gestalten, dass wirksames Arbeiten leichter möglich wird.
Lean Management bietet dafür einen hilfreichen Denk- und Suchrahmen. In Verwaltung, indirekten Bereichen und Wissensarbeit zeigt sich Verschwendung beispielsweise als Medienbruch, Suchaufwand, Freigabeschleife, unklare Zuständigkeit oder unnötige Information. Gerade deshalb lohnt es sich, die Lean-Perspektive auf administrative Arbeit zu übertragen.
Nicht alles ohne direkten Kundenwert ist Verschwendung
Gerade bei administrativen Prozessen ist eine Differenzierung wichtig. Nicht jeder Arbeitsschritt, der keinen unmittelbar sichtbaren Kundenwert erzeugt, ist deshalb automatisch überflüssig. Manche Tätigkeiten schaffen Rechtssicherheit, sichern Qualität, bereiten Entscheidungen vor oder reduzieren relevante Risiken.
Entscheidend ist deshalb nicht die pauschale Frage: Was können wir streichen? Hilfreicher ist die präzisere Frage: Was braucht das gewünschte Ergebnis wirklich – und muss dieser Schritt tatsächlich genau so aufwendig erfolgen?
Hilfreich ist dabei die Unterscheidung zwischen wertschöpfenden Tätigkeiten, notwendigen unterstützenden Tätigkeiten und unnötigem Aufwand. Wertschöpfend sind Tätigkeiten, die unmittelbar zum gewünschten Ergebnis für interne oder externe Kunden beitragen. Notwendig unterstützend sind Tätigkeiten, die beispielsweise für Qualität, Dokumentation, Steuerung oder Compliance erforderlich sind. Unnötiger Aufwand dagegen bindet Zeit und Aufmerksamkeit, ohne das Ergebnis besser, sicherer oder schneller zu machen.
Brauchen wir diesen Arbeitsschritt tatsächlich – und wenn ja: Muss er genau so aufwendig erfolgen?
Um diesen Fragen systematisch auf die Spur zu kommen, bieten sich die Verschwendungsarten als Suchraster an.
Die 8 Verschwendungsarten in der Verwaltung
Verschwendung zeigt sich in der Verwaltung häufig wenig offensichtlich. Denn hier liegen keine halbfertigen Produkte sichtbar in einem Zwischenlager. Und doch gibt es Verschwendung – beispielsweise in Medienbrüchen, unerledigten Vorgängen, unnötig großen E-Mail-Verteilern, Freigabeschleifen oder der Suche nach der aktuellen Datei.
Gerade deshalb lohnt sich für Geschäftsführungen und Führungskräfte der genaue Blick auf Prozesse. Denn administrative Verschwendung ist typischerweise nicht offensichtlich, da viele Arbeitsschritte sind mit der Zeit so selbstverständlich geworden sind, dass ihr Aufwand kaum noch hinterfragt wird.
Welche Verschwendungsarten gibt es?
- Fehler und Nacharbeit – wenn Arbeit zweimal gemacht werden muss
Fehlende Angaben, unklare Anforderungen oder falsch übernommene Stammdaten führen dazu, dass Vorgänge korrigiert, ergänzt oder erneut bearbeitet werden müssen. Eine Rechnung kommt wegen einer fehlenden Kostenstelle zurück. Ein Angebot wird mehrfach überarbeitet, weil der tatsächliche Bedarf zu Beginn nicht ausreichend geklärt wurde.
Nacharbeit bindet Kapazität, verlängert Durchlaufzeiten und erzeugt Frustration – ohne zusätzlichen Nutzen zu schaffen.
- Überproduktion und Überinformation – mehr erzeugen, als gebraucht wird
In administrativen Prozessen zeigt sich Überproduktion häufig als Überinformation. Reports werden regelmäßig erstellt, obwohl unklar ist, wer sie tatsächlich nutzt. E-Mails gehen vorsorglich an große Verteiler – unabhängig davon, wer die Information tatsächlich benötigt. Meetings finden regelmäßig statt, ohne dass ihr Informations- oder Entscheidungsziel geklärt ist. Insbesondere eine ausgeprägte Kultur der Absicherung kann so schnell zusätzliche Arbeit für viele Beteiligte erzeugen.
- Wartezeiten – wenn der Vorgang liegt statt fließt
Viele administrative Vorgänge benötigen nur wenig reine Bearbeitungszeit und haben dennoch eine lange Durchlaufzeit. Vorgänge warten auf Informationen, Entscheidungen, Freigaben, Unterschriften, Rückmeldungen oder Systemzugriffe. Die hilfreiche Frage lautet deshalb zunächst nicht: Wer arbeitet zu langsam? Sondern: Worauf wartet der Vorgang – und warum? Oder noch grundsätzlicher: Wofür braucht es diese Warteschleife überhaupt?
- Ungenutztes Wissen und Potenzial – wenn die Lösung längst bekannt ist
Mitarbeitende erleben administrative Abläufe Tag für Tag. Sie kennen unnötige Schleifen, wiederkehrende Rückfragen, hinderliche Regelungen und problematische Schnittstellen häufig sehr genau. Auch darin liegt Verschwendung: wenn dieses Erfahrungswissen nicht für Verbesserungen genutzt wird. Eine wirksame Prozessverbesserung betrachtet Mitarbeitende deshalb nicht nur als Ausführende, sondern als wichtige Wissensträger und Mitgestaltende der Verbesserung.
- Unnötiger Transport und Datenübertragungen – wenn Informationen auf Umwegen reisen
In der Verwaltung werden selten Werkstücke bewegt. Dafür nehmen Informationen mitunter erhebliche Umwege: aus E-Mails in Excel-Listen, aus Excel in Fachsysteme, vom Papier ins PDF und von dort zurück in eine Datenbank.
Jede zusätzliche manuelle Übertragung erhöht den Aufwand und schafft eine weitere mögliche Fehlerquelle. Verbesserungspotenzial liegt hier häufig in klaren Schnittstellen, eindeutigen Datenquellen und der Frage, wo Informationen nur einmal erfasst werden müssen.
- Bestände – wenn unerledigte Arbeit anwächst
Administrative Bestände zeigen sich beispielsweise in unbearbeiteten Vorgängen, offenen Tickets, nicht beantworteten E-Mails oder unvollständigen Fällen. Je größer diese Bestände werden, desto schwieriger werden Transparenz, Priorisierung und Steuerung.
Manchmal bleibt dieser Bestand lange unsichtbar – bis jemand fragt, warum ein Vorgang eigentlich seit Tagen liegt.
- Bewegung und Suchen – wenn Mitarbeitende erst finden müssen, bevor sie arbeiten können
In administrativen Prozessen zeigt sich unnötige Bewegung heute häufig als Suchaufwand: Wo liegt die aktuelle Vorlage? Welche Version ist freigegeben? Wer ist zuständig? Welche Information liegt im Laufwerk, welche in Teams, welche im CRM und welche im persönlichen Ordner?
Wiederkehrendes Suchen unterbricht den Arbeitsfluss und kann dazu führen, dass mit veralteten oder unvollständigen Informationen gearbeitet wird.
- Überbearbeitung – mehr tun, als für ein gutes Ergebnis notwendig ist
Überbearbeitung entsteht, wenn Arbeitsschritte durchgeführt werden, deren zusätzlicher Nutzen kaum noch nachvollziehbar ist: mehrere Freigabestufen ohne klar unterscheidbare Prüffunktion, doppelte Kontrollen, zusätzliche Listen neben bestehenden Systemen oder umfangreiche Formatierungsarbeiten für rein interne Dokumente.
Eine hilfreiche Leitfrage lautet: Was würde passieren, wenn wir diesen Schritt weglassen oder deutlich vereinfachen?
Und ein praktischer Tipp: Ein zeitlich begrenztes „Weglassen auf Probe“ kann helfen, genau diese Frage zu klären.
Digitale Verschwendung ist keine neunte Verschwendungsart
Digitalisierung beseitigt Verschwendung nicht automatisch. Mitunter werden bestehende Umwege lediglich digitalisiert: Freigabeschleifen laufen dann über Workflows statt in Papierform, Listen werden parallel in mehreren Tools geführt oder liegen in mehreren Ordnern und Benachrichtigungen ersetzen noch keine klaren Zuständigkeiten.
Deshalb lautet eine zentrale Lean-Frage vor jeder Digitalisierung: Was können wir zuerst vereinfachen?
Verschwendung ist häufig das Symptom – nicht die Ursache
Wenn eine Rechnung drei Tage auf eine Freigabe wartet, ist die Wartezeit sichtbar. Warum diese Wartezeit entsteht, ist damit noch lange nicht geklärt.
Vielleicht ist die Zuständigkeit unklar oder es fehlt eine entscheidende Information. Vielleicht ist die Entscheidungsbefugnis unnötig weit nach oben verlagert. Vielleicht unterstützt das IT-System den tatsächlichen Prozess nicht ausreichend. Oder es gibt eine Regel, die einmal sinnvoll war, heute aber vor allem zusätzlichen Aufwand erzeugt.
Genau deshalb reicht es nicht, einzelne Symptome isoliert zu bearbeiten. Wer administrative Prozesse nachhaltig verbessern will, sollte deshalb mindestens vier Perspektiven gemeinsam betrachten: Prozess, Zusammenarbeit im Team, Führung und Organisation: Sind die Arbeitsschritte klar? Funktionieren die Übergaben an den Schnittstellen? Sind Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten eindeutig? Unterstützen Regeln, Strukturen und IT-Systeme den gewünschten Ablauf – oder erschweren sie ihn?
Bei der Suche nach Verschwendung geht es nicht darum, Menschen als ineffizient zu bewerten. Im Mittelpunkt steht die Frage, welche Bedingungen im Arbeitssystem unnötigen Aufwand erzeugen. Wie viel Verschwendung steckt in Ihrem Arbeitsalltag?
Manche Formen von Verschwendung fallen sofort ins Auge. Andere sind im Arbeitsalltag so selbstverständlich geworden, dass sie kaum noch hinterfragt werden.
Deshalb lohnt sich ein strukturierter Blick: Wo treten regelmäßig Wartezeiten auf? Welche Informationen werden mehrfach erfasst? Wo sind Freigaben oder Entscheidungsbefugnisse unklar? Wo suchen Mitarbeitende immer wieder nach Dateien, Zuständigkeiten oder verbindlichen Entscheidungen?
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Der Selbstcheck hilft Ihnen dabei, Auffälligkeiten sichtbar zu machen, konkrete Beispiele zu sammeln und wiederkehrende Muster zu erkennen. Bewusst verzichten wir dabei auf einen Punktescore: Entscheidend ist nicht eine scheinbar exakte Zahl, sondern die Frage, wo sich Zeit- und Wirkungsverluste in Ihren Prozessen tatsächlich häufen.
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Ohne Punktescore – Mit konkreten Reflexionsfragen für den nächsten Schritt
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Verschwendung erkannt – und jetzt?
Der nächste Schritt sollte nicht darin bestehen, sofort jedes einzelne Symptom zu beheben. Sinnvoller ist es, zunächst den tatsächlichen Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis gemeinsam sichtbar zu machen:
Wo tritt Verschwendung regelmäßig auf? Welche Vorgänge oder Schnittstellen sind besonders betroffen? Wo treten mehrere Verschwendungsarten gleichzeitig auf? Und welche Ursachen erkennen oder vermuten die Beteiligten?
So wird aus Effizienzsteigerung ein gemeinsamer Entwicklungsprozess: praxisnah, beteiligungsorientiert und wirksam.
Falls Sie zunächst herausfinden möchten, in welchem Prozess sich ein genauerer Blick besonders lohnt, nutzen Sie unseren Selbstcheck „Wo verlieren wir Zeit und Wirkung?“. Einen vertiefenden Einblick zu Lean Administration und den Verschwendungsarten liefert auch das Methodenhandbuch der Betriebswirtschaftslehre (3. Auflage).
Im nächsten Beitrag geht es deshalb um Prozessmapping in der Verwaltung: darum, den tatsächlichen Ablauf gemeinsam sichtbar zu machen und Ursachen für Zeit- und Wirkungsverluste besser zu verstehen.
#Leanadministration #Verschwendungsarten
