Erst die Prozesse, dann der Rest

Zeit für schlanke & effiziente Prozesse

Ein Beispiel aus unserer Beratertätigkeit für effektive, schlanke & effiziente Prozesse:
Eine Anfrage zum Thema Organisationsentwicklung in einer technisch geprägten Abteilung eines mittelständischen Betriebes. Die erste Analyse laut Geschäftsführer: der Kaufmann war bisher dem Techniker vorgesetzt. In der neuen Organisation sollen beide gleichgestellt agieren. In der Zwischenzeit sind Spannungen und Unstimmigkeiten entstanden, die langsam auch für andere Betriebsteile transparent werden. Die Frage an uns: was ist zu tun?

Anstelle ausführlicher Situationsanalyse zuerst der Blick auf den erwünschten Zielzustand

Nach der Vorstellungsrunde (Geschäftsführer, Kaufmann, Techniker, Kerstin Lübbe und ich) war unser zweiter Schritt für unsere Gegenüber etwas ungewohnt.
Es war die Frage: „Angenommen wir wären ein halbes oder ein Jahr in dem geplanten Entwicklungsprozess weiter, woran würden Sie eine gute Entwicklung erkennen?“
(Experten werden unschwer erkennen, dass wir uns damit an die „Wunderfrage“ von Steve de Shazer angelehnt haben. Vgl. Richtige Antworten und When-nothing-goes-right-go-left).

Die Sammlung der Eindrücke auf die „Wunderfrage“ war bemerkenswert: Im Vordergrund standen Themen wie „klare Prozesse mit Übergabestellen und Transparenz“ sowie „Kommunikation“. Zwischenmenschliche Aspekte zeigten sich als nachrangig. So wurde für alle drei eindeutig klar, dass zuerst die Prozesse effektiv und schlank bzw. effizient gestaltet werden sollten, denn daraus ergeben sich die Kommunikationsanforderungen. Und wenn diese beiden Punkte geklärt sind, wird ein besseres menschliches Miteinander stark gefördert und vielleicht zur von allen Beteiligten akzeptierten logischen Konsequenz.

Prozesse effektiv und schlank & effizient gestalten mit Prozessmapping

Der Weg für schlanke Prozesse in Verwaltungsbereichen, im Fachjargon auch Lean Administration genannt, war leicht zu skizzieren:

1. Erster Überblick über die vorhandenen Prozesse
2. Rating dieser Prozesse in einer Matrix nach
   • ihrem Störpotenzial: Daraus kann man den erhofften Nutzen abschätzen
   • ihrer Komplexität: Wie viele Personen sind beteiligt? Anzahl der Schnittstellen mit anderen Systemen und Abteilungen …?
3. Entscheidung, welcher Prozess als erstes mittels Prozessmapping erfasst werden soll.
   Unser Tipp: zum Einstieg einen weniger komplexen Prozess auswählen. Als zweiten oder dritten dann die Entscheidung für einen Prozess mit hoher Wirkung auf Effizienzgewinne.
4. Prozessmapping mit allen am Prozess beteiligten durchführen
   • Ist-Zustand des Prozesses transparent abbilden
   • Identifikation von Ansatzpunkten zur Prozessverbesserung
5. Prozessoptimierung
   • Priorisierung der Ansatzpunkte
   • Schrittweises Optimieren an den jeweiligen Ansatzpunkten
   • Beobachten der Wirkung im Arbeitsalltag
   • Vertieftes Optimieren am jeweiligen Ansatzpunkt oder Aufgreifen des nächsten Ansatzpunktes
   • Aber Achtung: Keine Optimierung um der Optimierung selbst willen, sondern Pareto-Prinzip zwischen Aufwand und Nutzen beachten.
6. Feiern
   • Ergebnisse der Prozessoptimierung würdigen, z.B. im Rahmen der wöchentlichen (Lean-)Besprechung oder bei einem Kaffee.

Ich bin gespannt, ob wir den Auftrag für das erste Quartal 2018 bekommen. Drücken Sie uns die Daumen!