Warum To-Do-Listen im Zeitmanagement in Krisensituationen nicht unbedingt weiterhelfen

Die Dämmerung der To-Do-Listen?

Ein Mantra des Zeitmanagements sind To-Do-Listen. Durch sie erhält man sich den Überblick über die persönlichen Aufgaben und kann auch bei Bedarf kurzfristig umpriorisieren. Zusätzlich ist das Abhaken oder Durchstreichen der erfolgreich erledigten To-Dos am Tagesende ein wichtiges Element der Selbstmotivation. So kann ich mir selbst Feedback über den Erfolg meines Tuns geben.

Freude am selbstbewirkten Effekt – To-Dos am Tagesende abhaken

Ich selbst färbe die To-Dos, die ich in meinem Outlook-Kalender eingetragen habe, direkt nach dem Erledigen in violett ein. Bevor ich am Ende eines Bürotages meinen Rechner herunterfahre gönne ich mir einen entspannten Blick in meinen Tageskalender. Sind da die meisten Einträge in violett gehalten? Und welche der nicht bereits violett eingefärbten Themen sollte ich auf einen anderen Termin verschieben oder haben sich in der Zwischenzeit als weniger wichtig erwiesen? Ich genieße diesen Moment immer, da er für mich eine Zeit des Resümées ist, in der ich realisiere, welche Dinge ich im Laufe des Tages tatsächlich erledigt bzw. erreicht habe. In der Hektik des Tages fehlt mir häufig die Ruhe dazu.

To-Do-Listen machen in Zeiten des Chaos eher weniger Sinn

Prof. Dr. Christian Rieck, seines Zeichens Spieltheoretiker und Youtuber, stellt eine gegenteilige These auf. Der Titel eines seiner Videos: „Bloß keine ToDo-Listen! Zeitmanagement für Zeiten des Chaos“ (https://www.youtube.com/watch?v=oJTiq-Pqp9k). Das Phänomen dazu: wir arbeiten v.a. unsere e-Mails ab, damit wir wenigstens das Gefühl haben, dass wir noch etwas geleistet haben. Hirnphysiologisch gesehen ist das direkte Abarbeiten von e-Mails auch nicht verwerflich. Im Gegenteil! Jedes Mal, wenn wir eine E-Mail erfolgreich beantwortet haben, bekommen wir einen kleinen hormonellen Belohnungsstoß und fühlen uns damit gut. Allerdings geht dadurch ev. der Überblick verloren.

Lieber drei Dinge anstelle langer To-Do-Listen

Seine Empfehlung: „Nehmen Sie sich maximal drei Aufgaben für einen Arbeitstag vor“, idealerweise in Verbindung mit einer stillen Stunde, in der ich mich nur einer dieser Aufgaben widme. Wenn es mir dann noch gelingt, entsprechend des Pareto-Prinzips bei 80% der maximal möglichen Qualität zu finalisieren, dann habe ich entscheidendes erreicht: Mein Output ist auf selbstmotivierende Art und Weise gesichert (Freude am selbstbewirkten Effekt, vgl. auch http://www.loquenz.de/neue-chancen-nutzen). Und danach kann ich mich ja wieder für einige Zeit meinen To-Do-Listen widmen… Irgendwann muss ich ja auch daraus etwas abarbeiten 😉.  

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