18.07.2017

Face to Face vs medial vermittelte Kommunikation

Ein Line-up oder Scrum-Meeting verpasst? Kein Problem! Foto, E-Mail und fertig! Warum praktischer nicht immer gleich besser bedeuten muss…

Direkte (face-to-face) Kommunikation scheint gegenüber medial vermittelter Kommunikation ins Hintertreffen zu geraten. Eine Vielzahl unterschiedlichster Meeting- und Kommunikationsformen sind das Geheimnis effizienter Zusammenarbeit. Dazu zählen Abläufe wie Line Up, Scrum-Meetings oder Schulterblicktermine. Wichtig dabei ist, dass die jeweilige Kommunikation tatsächlich zur gewünschten Zielsetzung passt.
Oft werden dabei „faule Kompromisse“ geschlossen, indem z.B. bei einem Scrum-Board gleich noch das Fortschrittstracking des Gesamtprojektes mit abgebildet wird. Gut erkennbar daran, dass einzelne Actions über Monate hinweg in der „in Bearbeitung“-Spalte stehen bleiben. Meine Erfahrung: das kann nicht gutgehen!

Diskrepanz zwischen face-to-face- und digitaler Kommunikation

Was mir in der Beratung in letzter Zeit wirklich häufig begegnet, ist der Ausspruch:
„Muss das wirklich auf Papier an der Tafel sein? Wir haben jetzt Software XY zur Verfügung, da können wir das gleich elektronisch abbilden. Dann können alle von überall her auf die Dokumentation zugreifen. Und falls jemand am Scrum-Meeting nicht teilnehmen konnte, dann kann er in Ruhe die Ergebnisse nachlesen.“

Mit genau dieser Aussage wird deutlich, dass dieser Ansprechpartner einem weiteren Missverständnis auf den Leim gegangen ist!
Geht es um die Dokumentation oder um das, was davor im Meeting passiert, also den Austausch und die direkte Kommunikation?

Wenn die Dokumentation im Vordergrund steht, dann ist das für mich häufig ein Hinweis darauf, dass eher Absicherung oder gar „cover your ass“ im Vordergrund steht. Dann ist weniger die Frage entscheidend, mit welcher Software kann diese Dokumentation am besten erstellt werden (Verhaltensebene), sondern es sollte die Frage thematisiert werden, welche Einstellung und Grundhaltung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit förderlich sein könnten, also die Ebene der Einstellung/des Mind-Sets.

 

Reflexion der Mind-Sets vor operativen Details in der Umsetzung

Als Beispiel sei nochmals das Daily-Scrum genannt. Selbst wenn einzelne Teammitglieder remote (online – klassisch Skype) daran teilnehmen, kann die physische Arbeit an einem Paper-Pencil-Board das Beste sein, da es während des Meetings v.a. um den tagesaktuellen Informationsaustausch geht und die Dokumentationsfunktion eher zweitrangig ist. Ist das einmal von den Mitarbeitern/-innen erkannt und von der Führungskraft verstanden, dann entstehen praktisch von alleine die passenden Lösungen für remote-Arbeitsplätze. Häufig sehe ich den Betrieben die Routine, dass das Scrum-Board nach der Besprechung für die remote-Kollegen/-innen abfotografiert und zugemailt wird, oder in einer WhatsApp-Gruppe hochgeladen wird. Darauf folgen je nach Tagesform noch ein paar aufmunternde gegenseitige Kommentare und der Start in den Arbeitsalltag ist gelungen!

 

Fazit zur digitalisierten (medialen) Kommunikation

Natürlich können für manche Teams die digitalen Scrum-Boards äußerst hilfreich sein. Sparen sie doch Zeit oder fördern die Flexibilität (wie Remote-Arbeitsplätze). Doch ist die Digitalisierung dieser Boards kein Automatismus. Erst die erhoffte Wirkung und den Fokus der Teamkommunikation klären, dann folgt die Form diesem Fokus.

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