11.09.2018

Mit dem richtigen Know How Meeting-Kosten senken

Etwas, dem ich immer wieder begegne: Das Unternehmen ist gut aufgestellt, die Marktsituation erfreulich, Auftragsbücher gut gefüllt. Und die Kalender sind voll mit diversen Besprechungen, Sitzungen, Jour-Fixe-Termine oder Meetings, seien es Team-, Management-, Strategie oder Projektmeetings.

Mein Eindruck: die Fülle der anstehenden Termine, die oft als Serientermin über 12 Monate und länger im Voraus im Kalender stehen, sind alles andere als geplant bzw. wirklich vorbereitet. So kommen zwar alle zusammen, und doch die Stimmung unter den Meeting-Teilnehmern ist sehr unterschiedlich. Einzelne berichten mir in Coachings davon, dass „jetzt wieder stundenlang ohne ein Ergebnis gelabert“ wird. Die Teilnahme an Meetings stellt einen gehörigen Aufwand dar. Für das Unternehmen entstehen pro Teilnehmer und Stunde schnell Kosten in Höhe von 90 € und mehr – da summiert sich ein dreistündiges Meeting mit sechs Teilnehmern am Nachmittag schnell auf 2.000 € oder mehr. Muss das so sein? Ich bin sicher: Es geht auch anders!

Verdeckte Meeting-Kosten senken – mal jenseits der klassischen Meeting-Pfade!

Wichtig ist die Struktur wie Termin, Raum, Technik, Teilnehmer sowie Agenda. Und ob „die richtigen“ Teilnehmer am Termin dabei sind. Getreu dem Motto: „Lade niemals mehr Teilnehmer ein, als von zwei Pizzen satt werden.

Kosten senken durch Aufbrechen der Meeting-Routinen

Im nächsten Schritt empfehlen wir die Sitzungs-Routinen weiter aufzubrechen. Wie im Impulsbuch „MEET UP!“ beschrieben, hilft es für die zeitliche Begrenzung einer Sitzung, z.B.

  • sie wann immer möglich im Stehen durchzuführen,
  • die Teilnehmer mit vordefinierten Anfangswerten einen Anker zu setzen (S.26),
  • ihnen die verrinnende Zeit vor Augen zu führen (S. 28), z.B. mittels einer Sanduhr oder einer entsprechenden App,
  • die „Status Quo“-Phase zu Beginn sportlich zu gestalten: Jede/r Teilnehmer/in erhält max. zwei Minuten für das Briefing.

Egal ob die Agenda als Anlage versandt wurde oder über Yammer oder Slack vermeintlich aktuell gehalten wird: die Effektivität für Meetings steigt, wenn zwei oder drei Arbeitstage zuvor nochmals an die Agenda und die Ziele des Meetings erinnert wird. Übrigens sind einzelne Unternehmen dazu übergegangen, als ersten Agendapunkt fünf Minuten zur individuellen Einstimmung und Fokussierung auf die Ziele des Meetings vorzusehen. Eine Investition, die sich rechnet!

 


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